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  • Photo du rédacteurJulie Heriveau

Partager et sécuriser les données : le passage d'Access à Airtable


Contexte et Défi


Un cabinet de recrutement et d'approche directe associant des méthodologies de recrutement sophistiquées à une équipe hautement qualifiée. Le cabinet fait face à des défis organisationnels et technologiques, traduisant un souhait de changement de plateforme de gestion.

Notre client utilisait Access comme outil de gestion et Excel pour le reporting. Il se heurtait à des contraintes de modification des données, accessible à un seul utilisateur. Ce système inefficace n’était donc pas viable sur la durée et limitait la croissance du cabinet. L’équipe recherchait ainsi une nouvelle solution qui leur permettrait de favoriser la collaboration, de maîtriser davantage le partage d’information tout en garantissant la sécurité des données sensibles.


La Solution de Naotech

1. Transfert et adaptation de la base de données

Nous avons élaboré une nouvelle base de données inspirée sur la structure existante de l’outil utilisé par notre client, tout en l'optimisant pour l'environnement du nouvel outil. Une migration sécurisée des données a été réalisée, assurant la continuité des informations tout en modernisant le système.


2. Configuration des profils utilisateurs

Pour maîtriser les accès utilisateurs, nous avons mis en place deux catégories de comptes sur l’outil. Les dirigeants bénéficient d'un accès intégral aux données et aux fonctionnalités, tandis que les collaborateurs disposent d'un compte restreint à l'interface utilisateur, empêchant toute exportation de données non autorisée.


3. Conception de l'interface utilisateur

Nous avons développé une interface utilisateur ergonomique, dédiée au suivi des missions, à la gestion des placements de candidats, et comprenant une base CRM. Une attention particulière a été apportée au système de saisie des données, garantissant ainsi une exhaustivité de la donnée. De plus, une formation ciblée a été dispensée aux utilisateurs pour les familiariser avec la navigation et faciliter l'utilisation de l'interface.



La construction du moteur


Airtable pour la base de donnée et l’interface collaborateur.

Contrairement à Access, où la centralisation des données était un obstacle à la collaboration et se veut plus complexe, Airtable facilite la coopération entre tous les membres de l'équipe. Il permet également une adaptation plus souple de la structure des données.



La base de donnée Airtable s’articule autour des tables suivantes :

  1. Missions : Suivi détaillé des missions en cours, informations sur le statut, les dates clés, les candidats associés.

  2. Clients : Regroupement des données relatives aux clients, informations sur les entreprises clientes, historique, etc.

  3. Interlocuteurs clients : Détails sur les contacts au sein des entreprises clientes, permet un suivi personnalisé des relations avec chaque interlocuteur.

  4. Candidats : Stockage des données des candidats, y compris les compétences, l'historique professionnel, facilite le suivi des candidats pour les différentes missions.

  5. Évènements clients : enregistrement des événements liés aux clients, permet un suivi chronologique des interactions avec les clients.

  6. Événements candidats : Similaire aux événements clients, mais axé sur les interactions avec les candidats, facilite la gestion des étapes du processus de recrutement.

  7. Utilisateurs : permet un suivi des missions assignées à chaque salarié, assurant ainsi une gestion efficace des ressources humaines et une répartition équitable des tâches.


L'interface d'Airtable conserve certains aspects visuels d'Access, mais elle va plus loin en offrant des fonctionnalités supplémentaires. Elle combine une apparence familière avec une navigation améliorée, offrant ainsi une meilleure expérience utilisateur.




Les bénéfices de la solution

🚀 Une collaboration transparente au sein de l'équipe, améliorant ainsi l'efficacité opérationnelle.


🚀 Une sécurité renforcée par les niveaux d'accès différenciés qui garantissent la sécurité des données sensibles en limitant les possibilités d'exportation non autorisée.


🚀 Une flexibilité opérationnelle grâce à Airtable qui permet une gestion agile des données et une adaptation rapide aux besoins évolutifs du cabinet.


🚀 Une optimisation des processus avec une interface utilisateur ergonomique qui contribue à une utilisation optimale du système, facilitant le suivi des missions, la gestion des placements, et le CRM.



Un use case proposé par naotech



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