Comment Naotech a automatisé la gestion des visites pour un tour operator premium avec Airtable, Regiondo et Google Calendar

Contexte et Défi

Pour qui ?

Un tour operator spécialisé dans les visites guidées de prestige à Paris et ses environs, à destination d’une clientèle internationale exigeante, notamment américaine. Proposant des expériences haut de gamme avec chauffeur privé, guide personnel et parcours sur mesure, l’entreprise a connu une croissance rapide, entraînant une explosion de la charge administrative.

Avec plusieurs dizaines de prestations chaque semaine, la coordination entre les réservations (effectuées sur Regiondo), la gestion des prestataires (guides, chauffeurs) et la communication logistique (emails, calendriers) devenait de plus en plus chronophage et sujette aux erreurs.

Naotech a été sollicité pour structurer l’ensemble de ces processus, en apportant une solution no-code complète et automatisée.

Les problématiques rencontrées

❌ Maximiser l’efficacité opérationnelle : réduire le temps passé à copier-coller des informations entre outils. ❌ Fluidifier la communication avec les prestataires : s’assurer que chaque guide et chauffeur ait toutes les infos nécessaires à jour. ❌ Centraliser les données clients et leurs retours : mieux suivre la qualité de l’expérience vécue. ❌ Renforcer le cycle de vente : mieux suivre les leads et transformer plus efficacement les prospects.

L’ambition : poser les bases d’un système pérenne, scalable, permettant de soutenir la montée en gamme de l’entreprise tout en gagnant en sérénité.

Notre approche : un système centralisé, automatisé et évolutif

Pour répondre aux besoins, Naotech a conçu une architecture en 3 couches :

• Regiondo comme outil de réservation

• Pipedrive comme CRM

• Airtable comme base de données centralisée.

• Make pour orchestrer toutes les automatisations.

• Google Calendar & Gmail pour la communication synchronisée.

• Dropbox pour le stockage des tickets

• Fillout pour les retours clients.

  
  

Automatiser un tour operator : Regiondo, Airtable, Calendar

Centralisation des réservations de Regiondo vers Airtable

Toutes les données issues de Regiondo sont automatiquement récupérées via Make, puis intégrées dans une table "Réservations" dans Airtable.

Chaque réservation comprend un ensemble de données (nom du client, type de visite, montant réglé, guide affecté, statut...) clés pour le suivi.

Les scénarios Make sont capables d’interroger Regiondo en temps réel pour détecter les nouvelles réservations ou les annulations. Les modifications sont ensuite propagées automatiquement dans le CRM Pipedrive pour le suivi commercial, un dossier Dropbox est automatiquement créé pour y glisser les tickets disponibles dans l'interface de réservation.

Dashboard gestion de visite airtable

Intégration dynamique avec Google Calendar

Le cœur de la machine repose sur la connexion à l'agenda de gestion. Une réservation entraine la création d'un créneau de proposition dans Google. L'équipe admin est alors alertée de ce nouveau créneau. Elle peut ensuite attribuer cette réservation à un guide et/ou chauffeur, directement dans l'agenda. L'information sera ensuite redescendue automatiquement dans Airtable grâce à des scénarios Make. La confirmation de visite déclenche également une série d'automatisations.

Zoom sur les automatisations clés mises en place

• Réception des fiches candidatures des guides/agences/chauffeurs dans Airtable

• Alertes admin en cas de problématique de confirmation de visite

• Envoi d'email récapitulatif aux guides, clients et chauffeurs 48h avant la visite

Suivi de la satisfaction client en temps réel

Après chaque visite, un email automatique invite le client à laisser un avis (via Fillout). L’avis est ensuite associé dans Airtable au bon guide, permettant d'effectuer du scoring et classement.

Par ailleurs, Fillout permet de créer des scénarios de redirection, selon les réponses.

Les avis positifs sont redirigés vers Google ou TripAdvisor ; les avis négatifs déclenchent une alerte et sont traités en interne. Une relance à J+7 est prévue si le client n'a pas encore donné son avis.

Résultats concrets obtenus

Depuis la mise en place du nouveau système :

• Gain de temps sur la gestion logistique hebdomadaire.

• Synchronisation des données commerciales et opérationnelles

• Moins d'erreur de planning grâce à la synchronisation automatique des agendas.

• Taux de retour client maximisé grâce à un envoi automatique et bien ciblé des demandes d’avis.

• Vue unifiée sur les performances des guides avec des statistiques de satisfaction consolidées.

  
  

Le client dispose désormais d’un cockpit de pilotage moderne, évolutif et facile à utiliser, sans connaissance technique requise.

Comment Naotech peut vous accompagner sur un projet similaire

Chez Naotech, nous croyons que chaque entreprise mérite un système de gestion aussi fluide qu’un parcours client premium. Que vous soyez un tour operator, une agence événementielle ou un acteur du service, notre équipe vous accompagne pour :

• Auditer vos processus actuels

• Concevoir une architecture no-code sur-mesure

• Mettre en place vos automatisations dans Make

• Former vos équipes à l’utilisation du système

Notre promesse : vous faire gagner du temps, fiabiliser vos données, et vous permettre de vous concentrer sur ce qui compte vraiment – vos clients.

👉 Envie d’une démo ou d’un audit ? Contactez-nous sur www.naotech.io

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