De Excel à Notion : comment ON AIR FITNESS a repensé sa gestion interne

Avec une croissance de l'activité en hausse, un agrandissement des équipes internes, un développement à l'international, le franchiseur de salles de sport premium atteignaient un point critique dans son organisation :

• Des équipes travaillant en silo

• Des process peu uniformisés

• Des outils métiers dispersés, nombreux et non synchronisés

• Une communication éparpillée entre les emails, les échanges informels et les outils

Après avoir testé notion, les équipes ont affirmé leur volonté de généraliser l'utilisation de l'outil afin de gérer l'extension du réseau de clubs dans les meilleures conditions, apporter plus de structuration et réduire les frictions quotidiennes.

On Air a fait appel à naotech pour les accompagner dans ce projet de développement.

Retour sur le travail opéré ces derniers mois pour activer le mode notion

Une entreprise confrontée à la dispersion des outils

ERP, tableaux excel, suite email, dropbox, outils métiers, Trello, suite RH...

Cette accumulation d'outils, chacun couvrant un besoin ponctuel, avait fini par cloisonner l'information plutôt que de la relier.

Un travail en silo qui limite la circulation de l'information

Une première phase d'audit et de cartographie de l'existant avait mis le point sur un problème central : la multiplication des outils (certains nécessaires) engendraient un travail en silo. Certains pôles n'avaient pas de licence sur les outils utilisés par d'autres équipes, et se retrouvaient donc sans accès à des informations pourtant nécessaires à leur activité. Une même information, un statut de dossier, une date d'échéance, l'avancement d'un contrat, se retrouvait parfois dupliquée dans plusieurs outils à la fois, saisie séparément par chaque pôle.

Cette duplication ralentissait la circulation de l'information. Un changement de statut ou de date modifiée dans un outil ne se répercutait pas ailleurs. Le démarrage du travail d'un pôle sur un dossier n'était pas toujours visible par les pôles suivants, ce qui complexifiait la coordination entre les équipes.

Focus sur Excel : des tableurs qui s'accumulent sans se synchroniser

Excel illustre bien ce problème, puisqu'il était utilisé par tous les pôles en parallèle des autres outils. Chaque équipe créait ses propres tableurs pour suivre ses tâches, ses échéances. et d'autres sujets. Ces fichiers n'étaient pas synchronisés entre eux. Ils s'accumulaient au fil du temps, sans version de référence commune. Cette absence de transversalité empêchait toute vue d'ensemble sur les projets en cours, obligeant certains pôles à reconstruire manuellement des informations déjà saisies ailleurs.

Pourquoi Excel montre ses limites pour piloter un réseau de franchises

Le manque de collaboration en temps réel

Un fichier Excel se prête mal au travail simultané de plusieurs équipes. Les versions se multiplient, les mises à jour se perdent, et personne ne dispose d'une source unique de vérité. Pour un franchiseur qui suit des centaines de contrats, de zones et d'échéanciers de paiement, cette limite pèse rapidement sur la gestion quotidienne.

L'absence de vue transverse sur les pôles métiers

Excel fonctionne bien pour un tableau isolé. Il devient inadapté dès qu'il s'agit de relier des informations entre plusieurs pôles, un projet comporte un ensemble d'éléments (contrat, dates, statuts par pôles, tâches, responsables etc.) Sans base de données commune, chaque pôle reconstruit une partie du travail déjà fait ailleurs.

Des formats d'affichage restreints face à un usage transverse

Excel limite aussi la façon de consulter une même donnée. Le format reste celui d'un tableau, ligne par ligne, quel que soit le besoin du pôle qui le consulte. Une équipe qui a besoin d'une vue par statut, d'un calendrier ou d'une carte par club doit reconstruire cette vue manuellement, ou se contenter du tableau brut. Un outil comme Notion propose plusieurs formats d'affichage pour une même base de données, tableau, calendrier, vue filtrée par pôle ou fiche détaillée. Chaque équipe peut ainsi consulter l'information dans le format adapté à son besoin, sans dupliquer le fichier ni en créer une nouvelle version.

Le choix de Notion comme outil de pilotage central

Face à ce constat, ON AIR FITNESS a choisi de déployer Notion comme outil de pilotage structurant. L'objectif est clair, centraliser l'information et renforcer la coordination entre les pôles Développement, Conception, Communication, Juridique, Animation, Administratif...

Une structure pensée pôle par pôle

Le projet s'organise en briques. Un espace général regroupe les informations partagées, les franchisés, les zones, les clubs, les intervenants, les fournisseurs ou encore les contacts. Chaque pôle dispose ensuite de son propre espace, avec un tableau de bord, ses tâches et ses bases de données spécifiques. Le pôle développement suit par exemple les contrats et les paiements, le pôle communication centralise les calendriers éditoriaux, les créations design et toute la communication sur la période d'ouverture, le pôle conception centralises ses tâches liées aux chantiers, le pôle animation planifie les formations et interventions sur les clubs etc.

Des bases de données reliées entre les équipes

Le point clé de cette architecture repose sur les bases de données liées, et la fiche club en devient l'élément central. Une même fiche club regroupe désormais les dates clés du dossier, ouverture prévue, visites chantier, échéances de paiement, ainsi que les changements de statut au fil de son avancement. Chaque pôle vient alimenter cette fiche avec sa propre sous-intervention. Le pôle conception y suit les travaux et le retro-planning. Le pôle développement y rattache le contrat et le suivi des paiements. Le pôle animation y ajoute les tâches liées à l'ouverture et les visites mystères. Le pôle administratif y intègre les factures et les frais du club. Une fiche franchisé fonctionne sur le même principe, avec ses contrats, ses zones et ses locaux directement rattachés. Cette centralisation évite la ressaisie et garantit que chaque équipe consulte les mêmes données, mises à jour au même endroit, quel que soit le pôle à l'origine de la modification.

Make, le moteur des automatisations entre les outils

Notion structure l'information. Make automatise les échanges entre Notion et les autres outils du réseau.

Connecter Notion à Cerca et aux autres outils métiers

Au-delà de la création d'un outil centralisé, le projet avait pour objectif de connecter l'écosystème de l'entreprise via des automatisations. Make est donc rentré en jeu pour récupérer, entre autre, les informations d'un franchisé au moment de la signature du contrat, dans Cerca (outil de gestion de franchise) pour les intégrer dans Notion. Un autre scénario traite les flux de stocks goodies via Synneo, un autre redescend les dernières visites mystères réalisées dans les clubs.

Des alertes automatiques pour fluidifier le quotidien

Des automatisations notifient les bonnes personnes au bon moment. Un changement de date d'ouverture, un changement de statut au pôle communication, une ouverture de club (...) Ces déclencheurs suppriment une partie du suivi manuel et réduisent le risque d'oubli.

Ce que cette réorganisation change pour une franchise multi-sites

Cette nouvelle organisation répond directement aux difficultés identifiées au départ. Les pôles disposent d'une base commune pour la gestion des données. Les automatisations réduisent les tâches répétitives de saisie et de relance. Le pilotage transverse devient possible grâce aux vues filtrées et aux tableaux de bord par pôle. Pour un réseau de franchises, cette structure limite la dépendance à des fichiers isolés et pose une base évolutive pour accompagner la croissance du réseau.

FAQ - Questions fréquentes

Combien de temps prend un déploiement de ce type ?

Un projet complet de développement notion avec pôles, connexions et formation peut s'étaler sur 4 à 6 mois.

Faut-il former les équipes à Notion ?

Chaque pôle bénéficie d'une session de formation à la prise en main de son espace, entre 1 et 2 heures selon le pôle, complétée par une démonstration de l'espace général d'environ 1h30.

Peut-on garder certains outils existants en parallèle de Notion ?

Bien sûr ! Notion ne remplace pas votre ERP ou vos autres outils essentiels au bon fonctionnement d'une entreprise. Il peut néanmoins réduire la liste et vous aider à centraliser un maximum de sujets. Si vos autres outils proposent des clés de connexion, naotech les relient à notion pour fluidifier la circulation d'information.

Quel est le coût d'une licence Notion pour une entreprise ?

Un accès utilisateur classique démarre à 9,50€/mois ou 19,50€ pour un accès IA supérieur et des règles d'interactions renforcées. Les collaborateurs peuvent également être invités à interagir sur votre espace sans passer par la case facturation.

Un tableur Excel peut-il être converti directement en base Notion ?

Un tableur Excel peut tout à fait être importé dans notion directement. Il n'est donc pas nécessaire de repartir de zéro.

Comment Naotech peut vous accompagner sur ce sujet

Naotech conçoit et déploie des solutions de gestion sur mesure pour les startups, TPE, PME et associations françaises, avec des outils no-code comme Notion, Make, Airtable et Softr. Sur un projet comme celui d'ON AIR FITNESS, l'accompagnement couvre le paramétrage complet de l'espace Notion, la création des bases de données liées entre les pôles, et la mise en place des automatisations Make pour connecter les outils déjà utilisés par l'entreprise.

Naotech propose également un accompagnement dans la durée, avec des sessions de formation par équipe pour une prise en main rapide, et un abonnement de maintenance pour ajouter de nouvelles fonctionnalités au fil des besoins.

Si votre entreprise gère plusieurs pôles ou plusieurs sites avec des outils dispersés, Naotech peut évaluer votre organisation actuelle et proposer une architecture Notion et Make adaptée à votre structure.

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