Contexte et Défi
Une grande entreprise du secteur du conseil en ingénierie, énergie, environnement, sciences de la vie et digital, comptant plusieurs centaines d'employés, était face à un défi majeur. Suite à un contrôle d'une autorité régulatrice, un problème de précision concernant la déclaration des heures de travail de leurs consultants leur a été signalé. Ils étaient donc dans la nécessité d'introduire une solution pour une déclaration hebdomadaire précise des heures de travail.
La Solution de Naotech
Notre équipe a été sollicitée pour répondre à cette problématique. La solution que nous avons mise en œuvre reposait sur une plateforme basée sur Airtable, regroupant l'ensemble des consultants de l'entreprise, en fonction de leur statut actuel et du type de contrat qu'ils détiennent. Chaque vendredi, un processus automatisé envoie un e-mail aux consultants actifs avec un formulaire Jotform pour qu'ils déclarent leurs heures. Les données collectées sont automatiquement enregistrées et un rapport est généré et sauvegardé.
Formulaire que les collaborateurs reçoivent chaque lundi par email
Pourquoi Notre Solution est-elle Unique ?
L'innovation réside dans l'automatisation complète du processus, garantissant précision et efficacité. Grâce à l'intégration d'outils tels qu'Airtable, Make, et Jotform, la saisie manuelle a été éliminée, amenant à une plus grande conformité et à un gain de temps considérable.
Mise en Œuvre et Résultats
En seulement 3 semaines, la solution a été mise en place. L'entreprise a désormais un suivi précis et automatisé des heures de travail, répondant ainsi aux exigences de l'autorité régulatrice tout en optimisant leur processus interne.
Perspectives Futures
Suite à ce projet réussi, Naotech a établi une collaboration à long terme avec cette entreprise de conseil, basée sur un modèle horaire flexible. Bien que pour l'instant aucune mise à jour ou extension de la solution ne soit prévue, Naotech reste à disposition pour tout soutien futur.
Stockage des données sur les heures déclarées dans Airtable
Les bénéfices de la solution
🚀 Un process de saisie des temps sur-mesure
🚀 Une donnée fiabilisée et régularisée
🚀 Un gain en temps et efficacité
Un use case proposé par naotech
