• Agathe Dagorn

Automatiser la gestion d'une association : inscriptions, paiements et emailing


Pour qui ?


Une association regroupant des membres de codirection d’entreprises. Cet organisme avait fait appel à naotech une 1ère fois pour créer l'espace membre en ligne, connecté à airtable.

Les problématiques rencontrées


La gestion des paiements de cotisations étaient gérés à la main dans airtable ainsi que les échanges d'emails et la création du compte sur l'espace membre (softr). Le risque d'erreur et la perte de temps était donc élevés. Par ailleurs, chaque année, des relances manuelles étaient réalisées pour inciter les membres à renouveler leur cotisation. Cette opération demandait un travail fastidieux (emails, mise à jour de la table, échanges etc.) Enfin, les évènements de l'association étaient reliés à un questionnaire Doodle permettant d'organiser les inscriptions. Cependant, la gestion de l'évènement restait limitée (pas d'emails automatiques, pas de limitation de places, pas d'évènement payant, pas de possibilité de se désinscrire...)


Les objectifs recherchés

  • Réduire le temps alloué à la gestion des paiements de cotisations des nouveaux arrivants

  • Faciliter les relances de paiement lors du renouvèlement de la participation annuelle

  • Automatiser la mise en ligne, l'annonce et les inscriptions aux évènements proposés au sein de l'association

  • Plus globalement, fluidifier les emails de confirmation, d'annonces et de relances.


Les solutions apportées par naotech


Optimiser l'utilisation d'airtable à son maximum en facilitant le déclenchement d'automatisations, connecter un moyen de paiement et automatiser les échanges d'emails.


 

La construction du moteur


1- Gestion des nouveaux membres : cotisation et accès à l'interface


L'arrivée d'un nouveau membre nécessite une entrée dans la base de données. Ce point de départ permet désormais à l'administrateur de déclencher une automatisation via un bouton. Ce bouton envoie automatiquement un lien de paiement Stripe au membre. Une fois le paiement de cotisation effectué, le statut de ce membre devient "actif" dans airtable. Cette action déclenche la création de son compte dans softr et lui envoie un email de bienvenue avec le lien d'accès et le mot de passe temporaire.

Lorsqu'un email de paiement n'est pas reconnu, une alerte est créée dans airtable, permettant à l'administrateur de rapprocher le membre et de réenclencher la création du compte softr.



2- Renouvèlement annuel des cotisations


Chaque année, la cotisation à l'association doit être renouvelée. Pour cela, un paramétrage airtable permet, chaque début septembre, de changer les statuts des membres, déclenchant l'envoi d'un email de relance avec le lien Stripe. De même dans l'espace membre où un encart apparait avec le lien de redirection. Une fois le paiement renouvelé, les membres reçoivent ainsi un email de confirmation et de remerciement. Cette opération met à jour automatiquement leur statut dans la base de données, jusqu'à l'année suivante. L'administrateur peut ainsi filtrer les membres qui ont toujours des paiements en attente et les relancer 1 à 2 fois grâce à des boutons automatisés.


3 - Gestion des évènements

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Pour permettre à l'administrateur de gérer plus facilement les différents évènements de l'association, nous avons mis en place plusieurs opérations. La 1ère consiste à annoncer à tous les membres actifs la publication d'un nouvel évènement, grâce à un email automatisé. Par ailleurs, l'évènement apparaît également sur l'espace membre. C'est sur l'interface directement que peuvent s'inscrire les membres, en cliquant sur un bouton de validation. Ainsi, l'inscription est prise en compte dans airtable et met à jour les places restantes, selon un nombre défini au départ dans la base de données. Lorsque l'événement remplit le quota de places, il n'est plus possible de s'inscrire !

Dans le cas des évènements payants, le bouton d'inscription redirige vers un lien de paiement Stripe. La transaction fait donc office d'inscription et automatise l'envoi d'un email de confirmation d'inscription au membre concerné. Les autres opérations restent identiques. Pour éviter un taux d'absentéisme, 2 choses ont été mises en place : - Des relances d'emails à J-7, J-1 et le jour J - Un tableau d'inscription dans l'espace membre avec la possibilité de se désinscrire en un clic (avec mise à jour instantanée du nombre de places disponibles !)






Les bénéfices de la solution



🚀 Gain de temps sur l'onboarding membre
🚀 Centralisation des informations de paiement dans le CRM airtable 🚀 Fluidification du process de renouvèlement, risque d'oubli éliminé et fiabilité de l'information -> en plus des incitations à renouveler qui augmentent le taux de renouvèlement.
🚀 Gain de temps sur les échanges grâce aux emails automatisés (confirmations et relances personnalisées avec la donnée dynamique) 🚀 Gestion des inscriptions facilitée (emails, gestion des places et paiements automatisés) ainsi que les relances pour éviter l'absentéisme.


Une mission réalisée avec naomade.

Vous souhaitez implanter ces automatisations chez vous ?! Contactez l'équipe naotech





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