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  • Agathe Dagorn

Automatisation des process, du site e-commerce à la facturation

Le projet


Pour qui ?


Une entrepreneuse dans la création de vêtements sur mesure

Les problématiques rencontrées


La créatrice de l’entreprise cherchait une solution pour le suivi de ses commandes, la gestion des stocks, des fournisseurs ainsi qu’une brique CRM pour répertorier ses clients et prospects. Par ailleurs, en tant qu’utilisatrice de WooCommerce, elle souhaitait simplifier le suivi des commandes de son site web et ainsi, la création des factures.


Les objectifs recherchés

  • Faciliter la gestion de son activité et automatiser les process au maximum,

  • Gérer les stocks de manière simple

  • Avoir une vision claire de ses commandes et process.


Les solutions apportées par naotech


Une base de données personnalisée a été réalisée, ainsi que le classement automatique d’une grande partie des données entrantes. Notre équipe a utilisé l’outil Airtable pour rassembler toutes les informations sur les clients, les prospects, les commandes, la gestion des stocks et des partenaires de façon ordonnée et visuelle. Cet outil, qui est l’élément principal, permet de déclencher des actions automatisées, notamment la création de factures sur Google Doc ou bien la création d’alertes en cas de stocks insuffisants.


 

La construction du moteur


Étape 1 : Une base de données personnalisée et connectée



Paramétrer la base de données existante

Airtable a été choisi comme moteur de la solution pour la création de l’outil interne. Dans cette base de données, l’utilisateur peut avoir une vision globale de l’avancement des commandes, et gérer les stocks de manière simple.





Étape 2 : Des automatisations entre le site e-commerce et l’outil de gestion


Les ventes de cette créatrice se font à la fois en direct, mais également via un site internet créé avec WooCommerce. Un des challenges de ce projet était d’automatiser la création d’une ligne de commande dès lors qu’un vêtement est acheté sur le site. Toutes les informations de la commande sont remontées et intégrées dans la base de données : modèle, taille, options, matières premières, etc. Une fois la pièce terminée et livrée, la cheffe d’entreprise peut, en un clic, établir la facture correspondante, et celle-ci se classe directement dans le bon fichier Google Drive.

Pour ces étapes, nous avons utilisé make



Les bénéfices de la solution


🚀 Un suivi des commandes facilité par la création de process dans Airtable

🚀 Le gain de temps,la fiabilité des stocks et factures grâce aux automatisations

🚀 Une vue globale sur l’état des commandes et des stocks




Un use case proposé par naotech



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