• Agathe Dagorn

Un mini ERP personnalisé !

Le projet


Pour qui ?


Solo-preneuse en recrutement dans le secteur du BTP

Les problématiques rencontrées


En tant que petite structure, l’entreprise ne s’était pas encore équipée d’outils pour gérer son activité d’accompagnement au recrutement. Ces process contiennent 11 étapes allant de la création de la commande au paiement de la facture. Toutes les commandes que la dirigeante doit traiter suivent les mêmes étapes du process.


Les objectifs recherchés

  • Obtenir une solution clé en main pour gérer son activité et limiter les tâches chronophages.

  • Obtenir Une base de données pour rassembler les candidats, les clients et les prestations afin d’améliorer son efficacité lors des différents entretiens.

  • Avoir une vision claire des commandes et des process.


Les solutions apportées par naotech


La création d’un ERP personnalisé, associé d’une partie CRM a été proposée. Notre équipe a utilisé l’outil de base données Airtable pour rassembler toutes les informations sur les candidats, les clients, les commandes et les prestations de façon ordonnée et visuelle. Cet outil, qui est l’élément principal, permet de déclencher des actions automatisées, notamment vers l’outil Pennylane.


 

La construction du moteur


Étape 1 : Une base de données connectée et personnalisée



Airtable a été choisi comme moteur de la solution pour la création de l’ERP. Dans cet outil, nous pouvons trier les commandes selon leur étape. En fonction de leur statut d'avancement, des actions peuvent être déclenchées pour que la commande passe à l’étape suivante. La base de données Airtable permet à l’entreprise de pouvoir rapidement trouver un candidat intéressant pour une nouvelle commande grâce à des filtres sur les critères ajoutés.





Étape 2 : Des automatisations entre l’ERP et l’outil de facturation



Suite à la création de l’ERP sur Airtable, nous l’avons connecté à l’outil de comptabilité et de facturation Pennylane. Grâce à ces connexions, la dirigeante peut directement, depuis l’ERP, appuyer sur un bouton pour créer un devis et une facture reprenant les informations stockées.

Ces automations permettent de gagner en temps et en sécurité de l’information. L’action de création d’une facture se fait désormais en moins de 30 secondes et les informations stockées dans l’ERP sont reprises pour éviter les erreurs.

Pour cette étape, nous avons utilisé un outil d’automation no-code, appelé MAKE


Étape 3 : Revue d’un scénario type Revue des 11 étapes du process clairement identifiable sur l’ERP :

  1. Commandes sans prestation 📜 Objectif : Regrouper les demandes clients qui n’ont pas été reliées avec des prestations proposées ✍️ Action réalisable : Relier la commande à une prestation

  2. Devis à créer 📜 Objectif : Regrouper les devis à créer ✍️ Action réalisable : Cliquer sur le bouton créer devis pour une réalisation sur Pennylane puis un envoi au client

  3. Devis signé - Facture à envoyer 📜 Objectif : Regrouper les devis signés où la facture d’acompte doit être faite ✍️ Action réalisable : Cliquer sur le bouton créer facture d’acompte pour réalisation dans Pennylane puis envoi au client

  4. Devis signé sans annonce 📜 Objectif : Regrouper les commandes où le devis est signé mais où l’annonce sur les plateformes de recrutement n’a pas encore été publiée ✍️ Action réalisable : Ajouter la date de publication

  5. Recherche en cours 📜 Objectif : Regrouper les commandes où la recherche est en cours ✍️ Action réalisable : Ajouter la date où le candidat a été trouvé

  6. En attente de validation 📜 Objectif : Regrouper les commandes en attente de validation par le client ✍️ Action réalisable : Ajouter la date de validation par le client

  7. À facturer - prise de poste 📜 Objectif : Regrouper les commandes où la facture de prise de poste doit être faite ✍️ Action réalisable : Cliquer sur le bouton créer facture de prise de poste pour réalisation dans Pennylane puis envoi au client

  8. Paiement à recevoir - prise de poste 📜 Objectif : Regrouper les commandes en attente du paiement de la facture de prise de poste ✍️ Action réalisable : Ajouter la date de paiement par le client

  9. À facturer - fin période d’essais 📜 Objectif : Regrouper les commandes où la facture de fin de période d’essai doit être faite ✍️ Action réalisable : Cliquer sur le bouton créer facture de fin de période d’essai pour réalisation dans Pennylane puis envoi au client

  10. Paiement à recevoir - fin période d’essais 📜 Objectif : Regrouper les commandes en attente du paiement de la facture de fin de période d’essai ✍ Action réalisable : Ajouter la date de paiement par le client

  11. Commande clôturée 📜 Objectif : Regrouper les commandes clôturées ✍️ Action réalisable : Aucune


Les bénéfices de la solution


🚀 Un suivi des commandes facilité par la création de process dans airtable

🚀 Le gain de temps et la fiabilité des devis et factures grâce à l’automatisation depuis l’ERP

🚀 Une centralisation de l’information et un historique pour une meilleure exploitation des informations sur les candidats, les clients et les prestations

🚀 Un confort de prise de rendez-vous candidats et clients, apportant une valeur ajoutée à l’expérience client


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Un use case naotech



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