Le projet
Pour qui ?
Une entreprise de potagers urbains localisée à Paris et en Belgique
Les problématiques rencontrées
L'entreprise utilisait un ERP codé qui ne permettait plus la liaison avec son site e-commerce réalisé sur Shopify et Braintree, la solution de paiement en ligne. L'entreprise disposait également d'un espace membre codé mais non utilisé. L'équipe perdait du temps dans le traitement des lignes clients afin de relancer les impayés, mettre à jour la base de données et s'assurer d'avoir traité chaque ligne d'abonnement ou d'expiration de carte bancaire.
L'entreprise souhaitait donc remplacer l'ancien ERP par une base de données connectée au logiciel de paiement, afin de gérer plus facilement les abonnements (fin de période, cartes bancaires expirées, paiements rejetés, etc.). Cette base de données permettrait ensuite de brancher un nouvel espace membre, permettant de synchroniser l'information en temps réel.
Ces nouvelles briques permettraient à l'entreprise :
De suivre plus facilement les paiements des abonnements clients
D'automatiser les relances clients par email
D'assurer une meilleure exhaustivité de la donnée
De réduire le temps perdu au traitement manuel des informations et ainsi d'éviter les erreurs
Les solutions apportées par naotech
La mise en place de la base de donnée Airtable pour centraliser les informations des potagers, des clients et des flux monétaires liés au abonnements. Pour cela, une connexion avec l’outil Braintree a été proposée, permettant de synchroniser les flux bancaires et alerter l’équipe en cas de problème de paiement.
La construction du moteur
Airtable <> Braintree
En utilisant le logiciel d'automatisation Make, nous avons récupéré les différents flux de paiement provenant du logiciel Braintree. Désormais, les transactions sont analysées pour se synchroniser avec la base de données, permettant ainsi :
De déposer les informations de transactions clients
De mettre à jour les informations de transactions
De créer la ligne d'abonnement client ou de la mettre à jour
Grâce à ce scénario d'automatisation des flux, nous avons déclenché des automatisations à partir des données d'Airtable :
3 e-mails de relance d'impayés
Un e-mail d'alerte en cas de carte bancaire expirée
L'espace membre
Une fois la base de données Airtable paramétrée, nous avons pu déployer l’interface client. L’objectif de cette interface est de :
Faciliter l'accès client à l'information de leur potager
Les informer des récoltes disponibles
Leur permettre de s'inscrire à des événements
Les informer de leur(s) abonnement(s) et de les renouveler directement sur l'application
Contacter l'équipe support et recevoir des messages privés
Plusieurs profils ont été créés sur l'application afin de gérer ces flux d'information :
1- Un utilisateur "community farmer" dont le rôle est de publier les événements et les nouvelles récoltes de sa ferme. Il peut ensuite suivre les inscriptions des clients.
2- Un utilisateur "administrateur" qui possède l'autorisation de créer et de modifier tout type d'événement, les actualités globales des fermes et d'envoyer des messages privés aux clients.
3- Un utilisateur "client classique" qui possède une parcelle dans un potager.
4- Un utilisateur "client BtoB" qui possède un potager et profite d'événements spécialisés.
Des automatisations permettent donc de fluidifier les inscriptions aux événements, les messages et les renouvellements d'abonnement. L'équipe support peut donc suivre tous ces flux directement via l'interface ou dans la base de données Airtable.
Par exemple : → La confirmation automatique d'une inscription à un événement avec Sendinblue → 2 relances automatiques de participation à l'atelier de bienvenue durant le premier mois d'arrivée du client → Un e-mail de rappel de participation à la veille d'un événement →Un e-mail d'alerte puis 2 relances lors d'une période de renouvellement d'abonnement.
Les bénéfices de la solution
🚀 Des flux monétaires synchronisés pour un accès à de l’information fiable en temps réel
🚀 Un gain de temps dans le traitement des défauts de paiement grâce à l’automatisation
🚀 Les renouvellement de paiement et n° de carte bancaires accélérés grâce aux relances automatiques
🚀 Une expérience client fluidifiée grâce à l’espace membre 🚀Une communauté plus active grâce à la diffusion des informations et évènements proposés
Un use case proposé par naotech
