Le projet
Pour qui ?
Une association d’accompagnement de jeunes filles des quartiers populaires par des programmes de formation. Des promotions sont organisées chaque année pour délivrer ces parcours organisés autour de différentes actions et faisant intervenir des coachs, mentors Alumnae, entreprises et structures partenaires.
Les problématiques rencontrées
La structure se décompose en 2 antennes : une à Paris et une à Lyon. Les équipes utilisaient des tableaux Google Sheet pour gérer toute l'organisation des programmes, à savoir :
La liste des jeunes filles avec tout leur suivi de parcours, du recrutement au passage en statut Alumnae
La gestion des structures prescriptrices
La gestion des partenaires
La gestion des programmes et actions pour les promotions
La gestion des coachings individuels
La gestion des parcours Alumnae
L'utilisation des tableurs a créé une disparité de l'information entre les antennes, sachant que chaque membre de l'équipe possédait ses propres tableurs, empêchant une synchronisation et une centralisation de l'information. Lors des différentes étapes du parcours des jeunes filles, des documents doivent être générés. Le système existant, reposant sur l'utilisation de Google Doc, Google Sheet et Google Form, imposait aux équipes de nombreuses actions manuelles : création et mise à jour des documents de coaching par jeune fille, création des actions, attribution des jeunes filles aux promotions, contacts individuels avec échanges téléphoniques...
De nombreuses actions manuelles étaient également réalisées dans la gestion administrative et financière des parcours. En effet, l'équipe doit réaliser des attestations de reçu fiscal, des appels de fonds et des bilans pour ses partenaires. Toutes ces opérations étaient réalisées à la main, de la création du document à l'envoi.
Les solutions apportées par naotech
Nous avons travaillé sur plusieurs socles différents pour permettre à l'équipe de bénéficier d'un outil central de gestion de leur activité. Nous avons imaginé un écosystème simplifié d'outils, avec Airtable pour la base de données, Make pour les automatisations et Softr pour l'interface de gestion des données.
L'objectif était de centraliser l'information, de la rendre accessible aux bonnes personnes et d'automatiser un maximum d'opérations manuelles pour faciliter l'organisation des promotions, gagner du temps et fiabiliser les données.
Nous avons travaillé sur plusieurs éléments :
Réorganisation de la gestion des partenaires et des structures prescriptrices
Automatisation des documents administratifs (appels de fonds, bilans, reçus fiscaux)
Gestion des parcours pour les jeunes filles (création de la fiche, gestion du parcours...)
Gestion des programmes (optimisation de la création de promotion et des activités reliées, automatisation de l'amélioration du système d'inscription aux programmes...)
Gestion des programmes de coaching (automatisation des matching et création des documents d'entretien)
La base de données moteur
Airtable comme base de données centrale
Basculer les Google Sheets dans une base de données unique sur Airtable : Nous avons, dans un premier temps, réuni tous les tableurs pour créer un espace centralisé de gestion : - des interlocuteurs (Partenaires, prescripteurs, coachs, Rôles Modèles) - des parcours (Jeunes filles, promotions, programmes, inscriptions) - des activités financières (Bilan, fléchages, encaissements…) - des activités connexes (Formations, interventions, échanges, conventions…)
L'espace membre
Pour faciliter la gestion du CRM, nous avons créé une interface Softr, connectée et synchronisée avec la base de données.
En fonction de leur rôle dans l'équipe, les personnes accèdent à différents espaces :
Jeunes filles
Espace partenaire
Espace prescripteurs
Programmes
Coachs
Rôles Modèles
Communauté
Sur chaque espace, les équipes accèdent aux données de la base sous un format de listes ou tableaux plus lisible. Elles ont la possibilité d'éditer les fiches, de supprimer ou de rajouter une nouvelle fiche grâce à des formulaires intégrés, permettant de :
créer un nouveau partenaire, une structure, un fléchage, une convention, un partenariat
de nouvelles promotions, y attribuer les jeunes filles, déclencher la création d'actions
gérer les inscriptions aux programmes et les présences
créer des matching Jeunes filles/coachs et créer les documents d'entretien.
Et bien d'autres actions encore...
Automatisations
Automatisation des opérations
Via leur interface de gestion softr, les équipes peuvent déclencher des opérations automatisées :
créer/supprimer de nouvelles lignes dans la base de données
créer des documents (reçus fiscaux, appels de fonds, documents d’entretien et de coaching)
envoyer des emails automatiques
envoyer des SMS automatiques
Des automatisations tournent également en parallèle pour mettre à jour les données lors de changements de champs (statuts, dates, valeurs…)
Pour cette étape, nous avons utilisé Make.
Les bénéfices de la solution
🚀Une donnée fiabilisée en centralisée (les formulaires imposent une structure d’information et des champs obligatoire pour une homogénéité, la base de données centrales évite la déperdition d’information)
🚀 Gain de temps grâce aux actions manuelles automatisées (documents, création de lignes récurrentes, mises à jour des fiches, échanges…)
🚀 Des interactions maîtrisées par des rôles users sur l’application (accès restreints, éditions limitées à des groupes d’utilisateurs)
🚀Des créations de process métiers structurés et optimisés avec réduction du risque d’erreur
Un use case proposé par naotech
