Contexte et Défi
Notre client, un architecte indépendant, se trouve confronté à des défis opérationnels majeurs. Son utilisation des logiciels tels que Word et Excel nécessitent des processus manuels chronophages et entraînent une gestion désordonnée des informations.
Par ailleurs, la diversité des outils métiers utilisés, qui ne sont pas interconnectés, complique davantage son travail quotidien. Les outils dédiés au reporting de chantier nécessitent des ajustements fréquents pour répondre aux besoins spécifiques, ajoutant une couche de complexité à la gestion des tâches.
La Solution de Naotech
Suite à notre diagnostic, nous lui avons proposé d’optimiser les processus internes pour favoriser la collaboration et assurer une gestion efficiente des données. Pour répondre efficacement aux besoins de notre client, notre plan d’attaque s’est découpé en 4 phases :
La création d’une base de donnée centrale permettant le traitement d’un maximum de données
L’automatisation des documents essentiels à la mission et la détection des signatures
La mise en place d’un planning automatisé et visuel pour le suivi des projets
La réalisation d’un système de déclaration des temps pour la gestion interne
La construction des fondations
Airtable comme CRM
En basculant d'Excel à Airtable, nous centralisons les informations de chaque projet et offrons une vue d'ensemble à notre client.
Le CRM repose sur les tables suivantes :
Une table "Projets" (présentant les détails et les différents délais d'exécution).
Une table "Maîtres d'ouvrage" (classifiant les types de clients et fournissant un accès à leurs historiques).
Une table "Intervenants" (répertoriant les professionnels intervenant sur les chantiers ainsi que les différents corps de métier nécessaires aux projets).
Une table "Documents" (centralisant automatiquement les documents essentiels aux projets).
Une table "Templates phases" (élément central et unique en fonction du type de client, permettant des automatisations et des envois de documents personnalisés).
Une table "Planning" (permettant un contrôle minutieux de l'avancée des projets).
Une table "Déclarations des heures" (avec la création d'un formulaire automatisé pour une gestion efficiente du temps lié aux différentes tâches de l'équipe).
Fillout pour le formulaire
Pour faciliter la saisie des données pour notre client, nous avons utilisé un outil de formulaire spécialisé et connecté à la base de données Airtable. Sa particularité réside dans le pré-remplissage des champs, ainsi que dans son rendu esthétique. Lorsque les informations sont nombreuses, Fillout permet l'organisation des données et effectue automatiquement les calculs nécessaires. Il simplifie ainsi la saisie, limite les erreurs et facilite la lecture.
Pandadoc pour les documents
Notre client avait l'habitude de saisir tous ses documents sur Word. Pour simplifier la création des documents essentiels à sa mission quotidienne, nous avons recommandé l'utilisation de l'outil Pandadoc. Celui-ci facilite la génération de brouillons grâce à une automatisation. Aujourd'hui, notre client n'est plus tenu de remplir lui-même ses documents ; il lui suffit désormais de les relire et de les valider pour la signature finale.
Les bénéfices de la solution
🚀 Un parcours client amélioré grâce à un processus documentaire complété grâce à l’automatisation
🚀 Une productivité augmentée par la création de documents automatisés
🚀 Une plus grande fiabilité par la réduction des erreurs de saisie
🚀 Une fluidité, un suivi et un historique facilités grâce à la centralisation des informations
🚀 Une réduction du nombre d’outils
Un use case proposé par naotech
