• Agathe Dagorn

Automatiser l'envoi et le transfert de questionnaires patients


Mission réalisée pour ?

Un cabinet médical


Le contexte


Les parents qui prennent rendez-vous pour réaliser un Bilan de Qi chez leur enfant reçoivent un questionnaire à remplir avant la rencontre avec le praticien. La dirigeante envoie alors par email le questionnaire en changeant manuellement les informations. Il y a 2 questionnaires proposés en fonction de l'âge du patient. Par ailleurs, le logiciel de formulaire utilisé annonce le document comme étant un sondage et non un questionnaire. Une fois le formulaire rempli et réceptionné par email, la dirigeante imprime ce dernier et le donne au praticien qui prend le patient en charge.


Les problématiques détectées


Perte de temps ⏰


  • La première perte de temps se distingue par le remplissage manuel du questionnaire, pour chaque patient.

  • L'envoi du document s'effectue également par email individuel

  • En cas de non-réception du questionnaire dans le délai imparti, la relance se fait manuellement

  • Une fois le formulaire réceptionné, la dirigeant l'imprime et le transmet au praticien

Expérience utilisateur (praticien et client) dégradée 💁


  • Un manque de logique distingué dans l'expérience client car l'email annonce un "sondage" à remplir et non un questionnaire de bilan QI

  • Du côté des praticiens, aucun historique ou suivi des questionnaires n'est mis en place.

  • Les praticiens reçoivent et accumulent des questionnaires au format papier

Coût estimé du process actuel :


2h de temps / semaine soit 160€ pour le cabinet



La solution mise en place par naotech


Proposer un système d'envoi de questionnaires bilan entièrement automatisé à partir des informations du rendez-vous et création d'interfaces utilisateurs de saisie de données.


1- Création d'une base de donnée RDV bilan de QI


La première étape consiste à créer une base de données de rendez-vous composée des éléments référents, patients, praticiens... L'objectif est de faire atterrir les données de rendez-vous dans cette base pour déclencher l'automatisation d'envoi du questionnaire au bon référent et la réception au bon praticien. Cela permet également de garder un historique de tous les rendez-vous de bilan de QI.

Pour cette première étape, nous avons utilisé l'outil airtable, dédié aux bases de données.


2-Recréer un formulaire connecté à la base de données


La 2e étape consiste à effectuer la refonte du formulaire et le connecter à la base donnée. Pour cette opération, nous avons utilisé Jotform qui permet une personnalisation du questionnaire. Nous avons ajouté l'envoi automatique des informations du patient dans l'entête du questionnaire (nom, prénom, date du rdv et praticien) pour une expérience plus personnalisée. Ensuite, nous avons utilisé l'intégration avec airtable afin de faire atterrir chaque réponse du questionnaire dans l'outil, sur la ligne du rendez-vous concernée.


3-Déclencher l'envoi automatique du questionnaire au parent


Pour cette étape, nous avons créé un formulaire airtable de rendez-vous Bilan QI à remplir par chaque praticien (une fois le rdv pris dans l'application Doctolib utilisée par le cabinet). Avec les informations récoltées, nous avons déclenché l'envoi automatique du bon questionnaire, en fonction de l'âge du patient. Nous avons personnalisé le contenu de l'email et ajouté le lien du formulaire. Nous avons également mis en place un rappel d'email quelques jours avant le rendez-vous, quand le parent n'avait pas encore rempli le document.


Pour cette étape, nous avons utilisé l'outil integromat, spécialisé dans la création d'automatisation de tâches


4- Récupérer les formulaires remplis et les envoyer aux praticiens


Lorsque le questionnaire est soumis par le parent, l'objectif est de le renvoyer dans la base de données et de générer un résumé PDF à envoyer au praticien. Pour cette étape, nous avons donc utilisé des flux d'automatisations integromat pour transférer le document dans un drive partagé où les praticiens pourraient recevoir leur formulaire patient. Nous avons ajouté une vue airtable qui indiquait en couleur verte les rendez-vous dont le questionnaire avait été rempli (et donc consultable).


5-Améliorer le confort des praticiens


Afin de faciliter le transfert d'information des rendez-vous, nous avons imaginé une interface notion pour chaque praticien. Cette dernière contenait une vue globale des rendez-vous Bilan à venir et le statut du questionnaire (vert ou orange). Ensuite, la plateforme intégrait le formulaire de prise de rendez-vous bilan et un autre formulaire de modification de rendez-vous. Les praticiens gagnaient donc en confort d'utilisation et en visibilité.


Pour cette dernière étape, nous avons utilisé notion


Les bénéfices de cette solution

  • Plus de tâches manuelles (modification du questionnaire/ email/impression)

  • Fluidité du processus (envoi au parent/réception/ envoi PDF au praticien) → confort quotidien

  • Personnalisation du questionnaire en fonction des informations du patient → expérience utilisateur/image du cabinet valorisée

  • Rappels automatisés → image du cabinet valorisée + garantie d'exécution

  • Interface praticien optimisée (vue des rendez-vous/formulaires simples) → expérience praticien facilitée

  • Gain de temps global qui peut être utilisé pour réaliser des rendez-vous facturés → + de revenus


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Un projet réalisé avec :





Par : Agathe Dagorn, co-fondatrice et développeuse no-code chez naotech



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